iWork和Office转换简述

爱国者

如何在两个Mac办公软件中共享文件？ 你可以在iWork和Office之间移动文件。但是当你这么操作时，它们可能看起来或是功能上会有点不同。Macworlds最近对Word和 Pages、Excel和Numbers以及PowerPoint 和Keynote进行了特征对比，我们讨论了这些程序之间存在的不同特征。但是，我们并没有掩盖文件兼容或者互用性的问题，当你尝试将文档从一个组件转移 到另一个组件时，有些问题会产生。这也就是我想做的事情。 ●iWork下的Office文件 当你在iWork下使用“文件: 打开”命令尝试打开一个Office文件时，iWork并不能真正地打开它们：它会输入这些文件，创建一个新的转换文件，是Pages、Numbers或 者Keynote格式，并留下最初的Word、Excel或PowerPoint文件。 iWork应用程序可以在微软最新的Open XML文件格式（使用的是.docx、.xlsx及.pptx文件拓展名）输入文件。这些文件都是Office 2008（Mac）及Office 2007（Windows）的文件格式。Office 2004只可以创建旧版的Microsoft格式（.doc、.xls及.ppt），但是iWork可以输入这些格式的文件。 如果你的Mac上同时安装了Office和iWork，而且当你双击一个Word文件时你想用Pages打开，那么你可以选定文件，并从File菜单中选择“简介”。展开“打开方式”，从弹出菜单中选择Pages。 当输入一个Office文件时，iWork往往会弹出一个Warning对话框，告诉你原始文件的哪些部分已经被移动或改变。 Office具备的特征而iWork不支持的特征之一就是Visual Basic Application (VBA)宏指令，它在Office 2004（Mac）和Office 2007（Windows）中大量被使用。当你输入一个包含有宏指令的文件时，文件中的其它宏指令就会丢失。 你可以使用AppleScript重新创建Office宏指令的很多功能。但没有办法自动转换宏指令到AppleScripts中，这对Office用户意味着，如果你需要交换一个隐藏宏指令的文件，那么你无法做到。 Office 2008用户同样也遇到同样的问题：Office 2008（Mac）不支持宏指令。这也就是为什么一些Mac用户不升级Office 2004的原因之一。Microsoft似乎已经注意到这个问题，并且宣布他们将在Office下一版本中使用宏指令。 ●Word to Pages 很多Word的特征可以很好地转换为Pages'08。举个例子，Word的Track changes功能可以很恰当地输入到Pages，可以保持编辑者的姓名以及编辑的日期。在Word下创建的风格可以完全转移，如页眉、脚注以及字体等。 很多项目在原始文件的相同定位下不能使用，但是他们将会被输入。 假设Pages不支持Word的特征之一，Pages将会尝试将项目转换为其它东西。Pages将会从Word 2008文件中转换Word Art到文本框里。Pages不支持文本格式的范围，但是它将输入文本为Word格式。 但是，当原始文件不包含特定的Word特征，那么结果就是Pages文档不会总是准确地复制原始Word文档。存在一个常见的问题，就是文本往往会超出一 个页面，新起一个页面。当你的Mac不具备原始文档的字体时，这个问题会发生，此时Pages将会转换为其他字体。 一个令人感到沮丧的问题是，当你在Word和Pages设置相同字体、字号以及行间据时，仍然可能会发生文本超出的问题。原因就是Word和Pages在限定行间距稍微不同，因此Pages的间距就会比Word稍微偏大，引起了文本超出的问题。 为了解决这个问题，Word和Pages重新限定了行间据的像素。在最大字体的情况下，一般每行设置的像素是16。Word和Pages设置的像素都是相同规格，因此输入文档将会看起来更与原始文档相近。 ●Excel to Numbers 对于输入Excel表格来说，功能的兼容性是一个最主要的问题。Numbers ‘08具有将近170项功能，大约是Excel 2008的一半。大多数丢失的功能都是统计和分数的功能，Numbers不具备Excel的数据库功能，或者Excel的Three-dozen操作功 能。如果一个Excel表格包含了Numbers不支持的功能，那么Numbers将只输入一个单元格有用的价值。 Numbers不支持Excel的密码保护隐藏单元格和行列的功能。Numbers将转换这些未隐藏的单元格。保留这些单元格信息的唯一方法就是让Excel文档的创建者删除密码保护。 ● PowerPoint to Keynote 在PowerPoint的Mac和Windows版本之间，幻灯片必须需要一些技巧才能进行移动。因此，当你输入PowerPoint幻灯片到Keynote时，你发现丢失了一些PowerPoint幻灯片之后，完全没有必要感到惊讶！这是幻灯片兼容性问题。 多媒体和幻灯片的变化及简历都是兼容性的主要问题。为了插入一个影片和音频，QuickTime最佳的手段就是输入到Keynote，它就能运行。不幸的 是，使用在幻灯片版本中的视频或音频阻碍了幻灯片之间的自动转换。解决办法就是，要么删除自动变换，要么在幻灯片中删除多媒体。 使用文本，PowerPoint输入与Word-to-Pages之间的转换存在同样的问题，包括文本超出问题。如果PowerPoint 2008包含了Word Art，那么Keynote将会保留字体（字体必须安装在Mac中）。 ● iWork to Office Mac 和Windows用户将无法在Office下打开本地格式的iWork文件。如果你想要Office用户看到文件的内容，那么你必须通过输出你的 iWork文件为Office格式，创建一个新的文件。举个例子，在Pages下这样操作，选择“文件：导出”，选择Word，点击“下一步”，系统就会 给你一个输出文件名。 记住，iWork应用程序只能输出微软旧版的.doc、.xls及.ppt文件格式；它们无法输出使用于Office 2008（Mac）和Office 2007（Windows）中的最新Open XML文件格式（.docx、.xlsx和.pptx）。但是，这些最新的Office版本可以读取旧版.doc、.xls及.ppt文件格式。 但是，如果你的同事或客户坚持接收Open XML文件，你可以将简单的文本粘贴到TextEdit的Leopard版本，它可以输出.docx格式。糟糕的是，在这点上，这些格式不具备第三方创建Open XML文件的性能。 如果你的用户可以读取只读文件，那么以PDF输出iWork文档，它将保留原始格式。Keynote有另一个只读选项可以更好地操作。为了输出可编辑的文件到Office中，你必须知道如何创建iWork文档。 ● Pages to Word Pages 和Word支持与表格相似的计算法则，但是这两个程序并不完全兼容。 当你在输出Word文档中查找一个表格时，表格性能将会呈现删除的状态；改变单元格中的数字，这将重新计算公式。 Pages可以转换一部分表格：公式仍存在Word文件中，但是单元格的计算结果会丢失。为了恢复功能表格，你必须删除存在问题的文本，并在Word的 Table菜单中使用Formula项目应用数字格式。 格式问题也会引起输出Word文档与原始Pages文件看起来不一样。你会发现，一个表格不再适应一个页面。 一个存在很多字体的文件也是一个问题，因为字体在Word文件中可能不具备相同的存在位置，最好是使用阿尔法途径进行规避。 ● Numbers to Excel Numbers与Excel是完全不一样的程序。Numbers具有很多页面输出程序，允许你添加表格、文本框及艺术设计。在Excel中，文本框和字体位于表格的顶部。 这也就是说，你必须重新排列Numbers文件，这样它才能输出适用于Excel的元素。 当你使用多个工作台输出一个Numbers表格时，每一个表格都会变成独立的Excel表格。如果你想要Excel用户看到单一表格的页面设计，那么在同一表格中可以不使用多个工作台。 Numbers的检验栏具有相互影响的特征，但是Excel用户无法看到它们。检验栏可以将输出Excel文件的文本转变为“真”或“假”的状态。 Numbers还具有很多Excel完全不具备的特征。如，Numbers的表格名称不会在Excel中显示。如果你想命名表格，那么在单元格中输入文本。 ● Keynote to PowerPoint 输出幻灯片到PowerPoint存在很多问题，比输出到Keynote的问题还多。 当从Keynote输出幻灯片时存在的最大问题就是兼容性。PowerPoint 2008无法打开以.ppt 格式输出的Keynote文件。当用户尝试打开时，PowerPoint 2008将会显示一个错误信息：“遇到错误，必须退出。”解决办法就是回到Keynote，删除错误，再次输出到PowerPoint。 这个问题不会在PowerPoint 2004 or PowerPoint 2007（Windows）中发生。如果你不知道你的目标用户使用的是哪个PowerPoint版本，在你输出之前，你最好先确认是否已删除错误。 当输出到PowerPoint 时，Keynote无法保留大多数幻灯片，就跟输入时的情况一样。它将代替很多幻灯片，并进行删除。 如uguoni对无声的幻灯片不感兴趣，那么Keynote会给你另一个输出选项，它将保持很多有声音的幻灯片。最好的方式就是将幻灯片输出到 QuickTime，它能保留声音和影片。你必须确保一点，Windows用户安装了QuickTime，它可以免费从苹果网站下载。 如果你发现输出QuickTime文件的幻灯片不顺畅，试着做一些设置调整之后再次输出。在“导出”对话框里，点击QuickTime。在“格式”弹出菜单中选择“自定...”，点击“设置”按钮。这时，做两件事：不选择“桢重新排序”，然后选择“较快编码”。 如果你不确定Windows是否安装了QuickTime Player，那么尝试使用Keynote的“输出到Flash”选项。Flash支持一些文本转换。大多数Windows用户应该是安装了Flash播放器。 Keynote还允许你输出Keynote旧版本，但是不能使用“输出”命令。如果要保存Keynote'05或'06格式，使用“存储为”命令，点击“将拷贝存储为”，然后选择Keynote版本。 ● 最终语 通常情况下，在iWork和Office之间，越简单的文档，兼容性就越强。复杂的文档无法在iWork和Office之间很好地转移，因为在每一次转换中，你可能会丢失一些数据。